Jumlah indikator kinerja yang dipilih sebagai Key Performance Indicator (KPI) ini biasanya tidak banyak, namun demikian hasil pengukuran melalui indikator tersebut dapat digunakan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.Key Performance Indicator (KPI) dapat mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi, dan atau keberhasilan kegiatan, program atau penyampaian pelayanan untuk mewujudkan target-target atau sasaran organisasi. Key Performance Indicator (KPI) dapat berbentuk ukuran kuantitatif maupun kualitatif. Namun demikkian, dalam praktek penyusunan Key Performance Indicator (KPI) oleh berbagai organisasi public dan private, sebagaian besar Key Performance Indicator (KPI) berupa ukuran kuantitatif.
Hal ini dikarenakan, ukuran kuantitatif relatif lebih mudah digunakan dalam proses penggalian data maupun pada saat pengukuran dan evaluasi. Sedangkan untuk ukuran kualitatif, biasanya memerlukan survey atau kegiatan penelitian sebagai upaya untuk memperoleh data kinerja yang diperlukan. Proses penggalian data untuk ukuran kualitatif ini seringkali memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Pemilihan terhadap bentuk Key Performance Indicator (KPI), apakah kuantitatif atau kualitatif, tergantung pada kebutuhan dan karakter organisasi. Tidak dapat dipaksakan bahwa semua Key Performance Indicator (KPI) harus kuantitatif atau harus kualitatif. Adapun pertimbangan utama yang harus menjadi dasar dalam pemilihan Key Performance Indicator (KPI) adalah bahwa indikator tersebut dapat diukur (measurable). Hal ini berarti bahwa untuk setiap Key Performance Indicator (KPI), baik ukuran kuantitatif maupun kualitatif sudah tersedia informasi tentang jenis data-data yang akan digali, sumber data, dan cara mendapatkan data tersebut. Selain kriteria ”dapat diukur” tersebut, Key Performance Indicator (KPI) juga harus memiliki sejumlah kriteria lain. Pada beberapa literatur disebutkan kriteria-kriteria Key Performance Indikator (KPI) yang antara lain meliputi:
(1) Clear; Key Performance Indicator (KPI) terdefinisikan secara jelas dan tidak memiliki makna ganda.
(2). Relevant: mencukupi untuk pencapaian tujuan, atau menangani aspek-aspek obyektif yang relevan,
(3) Economic: data/informasi yang diperlukan akan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia,
(4) Adequate: oleh dirinya sendiri atau melalui kombinasi dengan yang lain, pengukuran harus menyediakan dasar yang mencukupi untuk menaksir kinerja, dan
(5) Monitorable: dalam rangka kejelasan dan ketersediaan informasi, indikator harus dapat diterima bagi penilai atau evaluator kinerja yang independent.
Kriteria-kriteria tersebut diatas adalah alat bantu yang efektive untuk memilih Key Performance Indicator (KPI). Indikator kinerja yang memenuhi kriteria tersebut, sudah barang tentu akan menjadi alat ukur yang memadai untuk mengukur perkembangan pencapaian tujuan organisasi. Adapun indikator kinerja yang tidak memenuhi keseluruhan criteria tersebut, lebih baik tidak dijadikan Key Performance Indicator (KPI) bahkan tidak perlu digunakan sebagai indikator kinerja. Adalah sangat penting untuk mendefinisikan secara jelas masing-masing Key Performance Indicator (KPI), dan menjadikan definisi tetap selama beberapa tahun. Tiap definisi KPI harus memuat judul, definisi, dan cara mengukur. Selanjutnya, setelah Key Performance Indicator (KPI) didefinisikan dan siap digunakan untuk mengukur, target yang jelas harus dirumuskan dan dapat difahami oleh seluruh orang. Target tersebut juga harus spesifik sehingga setiap individu dalam organisasi dapat mengambil tindakan dalam rangka pemenuhan target tersebut. Jika dipandang perlu, target tersebut juga dilengkapi dengan time frame, yang memberikan informasi waktu kapan target tersebut harus sudah diwujudkan
